تعدادی از همایش ها در نظر دارند قبل از اینکه کاربر فایل اصلی مقاله خود را ارسال کند ابتدا مقاله را به همراه چکیده ثبت نموده و پس از داوری چکیده کاربر اقدام به ارسال فایل اصل مقاله می کند.

سامانه برای این فرآیند موارد زیر را در نظر گرفته است

1- ابتدا لازم است در قسمت تنظیمات داوری ، گزینه نیاز به داوری چکیده را انتخاب نمایید.

2- کاربر هنگام ثبت مقاله باید چکیده خود را در قسمت تعیین شده وارد نماید (مجاز به ارسال فایل نمی باشد)

داوری چکیده (پذیرش یا عدم پذیرش ) توسط دبیرخانه صورت می گیرد و نه داور ، و اگر نیاز بود داور این فرآیند را انجام دهد باید به یک سرداور دسترسی دبیرخانه بدهید. به عبارتی جهت داوری چکیده مقاله بین داوران تقسیم نمی شود . دبیرخانه چکیده را بررسی کرده و پذیرش و عدم پذیرش را برای انجام مابقی فرآیند تعیین می کند

اگر چکیده مقاله ای پذیرش نشود امکان ادامه فرآیند برای او مهیا نیست

3- کاربرانی که چکیده آنها پذیرش شد امکان ارسال فایل اصل مقاله و فایل چکیده مقاله را دارند که در این مرحله دبیرخانه مقالات را بین سرداور تقسیم کرده و آنها نیز در صورت لزوم بین هیات داوران تقسیم می کنند و فرآیند مطابق معمول طی خواهد شد.

نکته:

•   در صورتی که در نظر دارید پس از یک زمان مشخص کسی نتواند مقاله ای ثبت و چکیده ای را ارسال کند می توانید نوع ثبت نامی مورد نظر را از حالت انتشار خارج کنید در این صورت می توانید به ثبت نام آزاد (بدون مقاله) ادامه دهید بدون اینکه کسی قادر به ارسال مقاله جدید باشد
•   تاریخ پایان دریافت فایل را مطابق تاریخی قرار دهید که کاربران بتوانند اصل مقاله خود را ارسال کنند چرا که در ان صورت امکان ارسال اصل مقاله برای کسانی که چکیده آنها پذیرش شده وجود ندارد
•  تا زمانی که وضعیت مقاله «پذیرش چکیده»  نشود کاربر قادر به ارسال فایل های مقاله نیست.